QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Văn phòng Đề án biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG CHỈ ĐẠO
BIÊN SOẠN BÁCH KHOA TOÀN THƯ VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam; Nghị định số 217/2013/NĐ-CP của Chính phủ sửa đồi, bồ sung một số điều của Nghị định số 109/2012/NĐ-CP;

Căn cứ Quyết định số 34/2007/QĐ-TTg ngày 12/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chức phối hợp liên ngành;

Căn cứ Quyết định số 1262/QĐ-TTg ngày 28/7/2014 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 238/QĐ-TTg ngày 15/02/2015 của Thủ tướng Chính phủ thành lập Hội đồng Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam;

, Căn cứ Quyết định số 159/QĐ-HĐCĐBSBKTTVN ngày 08/10/2015 của Chủ tịch Hội đông Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Hội đồng Chỉ đạo biên soạn bách khoa toàn thư Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 160/QĐ-HĐCĐBSBKTTVN ngày 08/10/2015 của Chủ tịch Hội đông Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam thành lập Ban chủ nhiệm Đề án Biên soạn bách khoa toàn thư Việt Nam;

Xét đề nghị của Ban Chủ nhiệm Đề án biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Văn phòng Đề ản Biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (sau đây gọi tắt là Văn phòng Đề án); có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là: Office of Vietnam Encyclopedia Project (viết tắt là OVEP).

Văn phòng Đề án có trụ sở tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, số 1 phố Liễu Giai, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

Điều 2. Văn phòng Đề án có con dấu, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Văn phòng Đề án có nhiệm vụ giúp Hội đồng chi đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam và Ban Chủ nhiệm Đề án biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam triển khai thực hiện các công việc của Đề án.

Điều 4. Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quyết định bổ nhiệm nhân sự lãnh đạo, ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Đề án.

Điều 5. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này

Nơi nhận:

• Như Điều 5;
• Các thành viên Hội đồng CĐBSBKTTVN (để b/c);
• Văn phòng Chính phủ (để b/c);
• Văn phòng Chính phủ (để b/c);
• Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXHVN;
• Lưu: VT, Văn phòng Đề án BSBKTTVN.X^

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐỀ ÁN
BIÊN SOẠN BÁCH KHOA TOÀN THƯ VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Quyết định số 70 /QĐ-HĐCĐBSBKTTVN
ngày 15 tháng 01 năm 2016 của Chủ tịch Hội đồng
Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Vị trí, vai trò

Văn phòng Đề án Biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (gọi tắt là Văn phòng Đề án) là tổ chức giúp việc Hội đồng Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam, Ban Chủ nhiệm Đề án biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam và cơ quan thường trực Hội đồng Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam là Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

Văn phòng Đề án có trụ sở tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây viết tắt là Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam), số 1 phố Liễu Giai, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội; có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là: Office Vietnam Encyclopedia Profect (viết tắt là OVEP).

Điều 2. Tư cách pháp lý

Văn phòng Đề án có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.

Chương II

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

Điều 3. Chức năng

Văn phòng Đề án có chức năng tham mưu, giúp Hội đồng Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (gọi tắt là Hội đồng Chỉ đạo); Ban Chủ nhiệm Đề án Biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (gọi tắt là Ban Chủ nhiệm) và cơ quan thường trực Hội đồng Chỉ đạo tổ chức triển khai và thực hiện nhiệm vụ Biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam.

Điều 4. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Tham mưu, giúp cơ quan thường trực của Hội đồng Chỉ đạo biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (sau đây gọi là Hội đồng) hướng dẫn, triển khai việc thực hiện các nhiệm vụ của Đề án Biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (viết tắt là Đề án).
2. Giúp Ban Chủ nhiệm Đề án biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam (viết tắt là Ban Chủ nhiệm) thực hiện các công việc về hành chính, tài chính – kế toán và cơ sở vật chất liên quan đến việc thực hiện Đề án.
3. Phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong việc tổ chức xét duyệt, thẩm định, ký hợp đồng, kiểm tra, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và các công việc hành chính khác có liên quan đến việc thực hiện Đề án.
4. Phối hợp với các cơ quan chức năng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện các nghiệp vụ hành chính, chuyên môn liên quan đến công tác quản lý, sơ kết, tổng kết, đánh giá việc tổ chức biên soạn, định kỳ hoặc đột xuất tổng hợp thực hiện Đề án.
5. Tham mưu, giúp Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm thực hiện các nhiệm vụ giao dịch với các Bộ, ngành, cơ quan, tổ chức, cá nhân theo lĩnh vực công tác được phân công có liên quan đến các nhiệm vụ của Đề án.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm và Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giao.

Chương III
TỒ CHỨC BỘ MÁY

Điều 5. Cơ cấu tổ chức

1. Văn phòng Đề án có Lãnh đạo Văn phòng (gồm Giám đốc và không quá 01 Phó Giám đốc) và các chuyên viên chuyên môn, nghiệp vụ công tác:
2. Kế hoạch – Tổng hợp;
3. Tài chính – Kế toán;
4. Hành chính – Tổ chức;
5. Tư liệu – Kỹ thuật.
6. Giám đốc, Phó Giám đốc do Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật.
7. Nhân sự của Văn phòng Đề án bao gồm các chuyên viên là công chức, viên chức trong biên chế và kiêm nhiệm; người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động.

Điều 6. Nhiệm vụ công tác kế hoạch – tổng hợp

1. Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng Đề án.
2. Soạn thảo các văn bản thuộc thẩm quyền; báo cáo định kỳ theo lĩnh vực được phân công.
3. Phối hợp với Ban Thư ký chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc tổ chức xét duyệt đề cương, thẩm định kinh phí; đánh giá, nghiệm thu, ký hợp đồng; kiểm tra tiến độ, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và các văn bản liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ.
4. Phối hợp với Ban Thư ký tổ chức các cuộc họp thường kỳ hoặc đột xuất của Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm; kế hoạch cho các Ban biên soạn chuyên ngành.
5. Phối hợp với các tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, tư vấn và các hoạt động khác có liên quan đến tổ chức triển khai công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
6. Thực hiện các công việc hành chính trong giao dịch, khảo sát, quan hệ công tác với các Bộ, ngành, cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trong triển khai nội dung của Đề án.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm Đề án và Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giao.

Điều 7. Nhiệm vụ công tác tài chính – kế toán

1. Xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách hàng năm; quản lý, theo dõi, tồng họp và báo cáo tình hình thực hiện dự toán ngân sách Nhà nước được giao và báo cáo đề xuất nhu cầu điều chỉnh kinh phí được giao hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.
2. Thanh quyết toán kinh phí các nhiệm vụ thuộc Đề án theo tiến độ ghi trong họp đồng; thực hiện chế độ tiền lương, tiền công theo quy định hiện hành.
3. Quản lý, theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình sử dụng nguồn tài trợ huy động từ tổ chức, cá nhân trong triển khai thực hiện nhiệm vụ của Đề án.
4. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ hoặc đột xuất theo quy định.
5. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện và sử dụng kinh phí của các nhiệm vụ thuộc Đề án.

Điều 8. Nhiệm vụ công tác hành chính – tổ chức

1. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư; lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu; sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức thực hiện công tác nhân sự của Văn phòng Đe án theo quy định.
3. Mua sắm tài sản, trang thiết bị cho Đề án, Văn phòng Đề án; thống kê, quản lý tài sản theo quy định pháp luật hiện hành.
4. Phối hợp tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo theo chức năng, nhiệm vụ.
5. Thực hiện các nhiệm vụ hành chính – tổ chức khác do Lãnh đạo Văn phòng Đề án phân công.

Điều 9. Nhiệm vụ công tác tư liệu – kỹ thuật

1. Xây dựng phương án sử dụng, quản lý về thông tin – tư liệu phục vụ việc biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam.
2. Bảo đảm kỹ thuật, trang thiết bị tin học hóa trong lĩnh vực quản lý cơ sở dữ liệu biên soạn bộ Bách khoa toàn thư Việt Nam.
3. Xây dựng và vận hành cổng thông tin của Đề án.
4. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về kỹ thuật, thông tin – tư liệu của Văn phòng Đề án.

Chương IV

NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC MỐI QUAN HỆ

Điều 10. Nguyên tắc hoạt động

1. Văn phòng Đề án làm việc theo chế độ thủ trưởng, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, công khai, minh bạch; tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Giám đốc Văn phòng Đề án là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm, Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng.
2. Giám đốc Văn phòng Đề án điều hành công việc thông qua chuyên viên của Văn phòng Đề án.

Điều 11. Giám đốc Văn phòng Đề án

1. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm và Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về toàn bộ tổ chức và hoạt động của Văn phòng Đề án.
2. Quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính và thực hiện chế độ tài chính kế toán, kinh phí từ Ngân sách Nhà nước cấp cho Đề án theo quy định của pháp luật.
3. Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ trình Chủ nhiệm Đề án phê duyệt.
4. Ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với nhân viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng Đề án.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm và Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giao.

Điều 12. Phó Giám đốc Văn phòng Đề án

1. Giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác về các lĩnh vực được phân công.
2. Trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, được Giám đốc ủy quyền lãnh đạo và điều hành hoạt động của Văn phòng Đề án.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng Đề án giao.

Điều 13. Công chức, viên chức và người lao động

1. Công chức, viên chức và người lao động làm việc tại Văn phòng Đề án theo chế độ kiêm nhiệm hoặc hợp đồng (dài hạn, ngắn hạn) và các hình thức hợp đồng lao động khác theo Luật Cán bộ, Công chức, Luật Viên chức, Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước; của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
2. Công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm hoàn thành tiến độ công việc được giao đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng yêu cầu.
3. Công chức, viên chức và người lao động được đảm bảo mọi quyền lợi theo quy định pháp luật.

Điều 14. Cơ chế phối hợp

Văn phòng Đề án chủ trì, phối hợp với các tổ chức và cá nhân có liên quan thực hiện các công việc hành chính, tài chính, kế toán và cơ sở vật chất của Đề án theo sự chỉ đạo của Hội đồng Chỉ đạo, Ban Chủ nhiệm, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Chương V

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Điều 15. Nguồn tài chính

1. Văn phòng Đề án là đơn vị dự toán ngân sách cấp III, được áp dụng cơ chế quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp.
2. Nguồn tài chính của Đề án được bố trí từ ngân sách Nhà nước cấp cho hoạt động biên soạn bộ Bách khoa toàn thư Việt Nam giao cho Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam hàng năm và các nguồn tài chính hợp pháp khác theo quy định hiện hành.

Điều 16. Nguyên tắc hoạt động tài chính

1. Hoạt động tài chính của Đe án phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ của Đề án.
2. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam tổ chức xét duyệt, thẩm định quyết toán tài chính hàng năm của Đề án.

Chương VI

TỎ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Điều khoản thi hành và sửa đổi

1. Bản Quy chế gồm 06 Chương, 17 Điều, và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
2. Trong quá trình triển khai và tổ chức thực hiện, nếu có những điều khoản chưa phù họp cần phải sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, Giám đốc Văn phòng Đề án có trách nhiệm trình Chủ tịch Hội đồng Chỉ đao biên soạn Bách khoa toàn thư Việt Nam xem xét và quyết định./